BAB 3 Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 3 Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi

Sistem informasi membantu organisasi bisnis dalam berkompetisi, sekaligus mengungkapkan tantangan dalam mempertahankan keunggulan kompetitif.

3.1 Organisasi dan Sistem Informasi

Sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi satu sama lain yang dibangun oleh manajer untuk melayani kepentingan perusahaan. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi begitu rumit dan dipengaruri oleh faktor-faktor seperti lingkungan, budaya, struktur, proses bisnis, politik, keputusan manajemen. Organisasi adalah struktur sosial formal, stabil, yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan hasil. Modal dan tenaga kerja merupakan faktor utama yang disediakan lingkungan. Organisasi mengubah input menjadi barang dan jasa melalui fungsi produksi. Organisasi adalah lembaga resmi berbadan hukum yang memiliki aturan-aturan dan prosedur internal yang harus tunduk pada hukum negara.

Ciri-ciri organisasi

Organisasi terfokus pada prinsip efisiensi memaksimalkan output dengan input yang terbatas. Adapun ciri organisasi lainnya yaitu :

Rutinitas dan Prosedur bisnis

Seluruh organisasi menjadi sangat efisien dari waktu ke waktu karena individu-individu didalam perusahaan mengembangkan rutinitas untuk memproduksi barang dan jasa. Rutinitas kadang disebut prosedur operasi standar yang artinya peraturan yang tepat dan praktis yang telah dikembangkan agar sesuai dengan semuasituasiyang diharapkan.

Politik Organisasi

Orang-orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda-beda dengan spesialisasi, kepentingan dan perspektif yang berbeda. Hal ini membuat mereka meiliki sudut pandang yang berbeda. Perbedaan ini adalah masalah bagi para karyawan dan manajer yang menyebabkan perjuangan politik mengenai sumber daya, pesaingan dan konflik yang terdapat dalam setiap organisasi. Penolakan politis adalah salah satu kesulitan terbesar dalam melakukan pengembangan sistem informasi baru.

Budaya Organisasi

Budaya organisasimeliputi serangkaian asumsi-asumsi mengenai produk apa yang akan diproduksi organisasi, bagaimana organisasi memproduksinya, dimana, dan untuk siapa. Proses bisnis merupakan cara utama organisasi dalam menghasilkan nilai yang didalamnya terdapat budaya organisasi. Budaya organisasi adalah upaya kuat pemersatu yang mencegah terjadinya konflik politis dan mendukung pemahaman umum, persetujuan pelaksanaan prosedeur, dan praktik-praktik pada umumnya. Budaya organisasi juga merupakan penolak perubahan yang kuat, terutama perubahan dibidang teknologi karena dapat menjadi ancaman terhadap budaya yang sudah dibangun.

Lingkungan organisasi

Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik, dimana organisasi terbuka serta bergantung pada kondisi sosial dan lingkungan disekitarnya. Organisasi juga dapat mempengaruhi lingkungaannya. Sistem imformasi adalah instrumen penting untuk pemindaian lingkungan, dengan membantu para manajer dalam mengidentifikasi perubahan-perubahan yang terjadi diluar dan memerlukan respon perusahaan.lingkungan biasanya lebih cepat beruabah dari pada organisasi. Sebagian besar organisasi tidak dapat beradaptasi secara cepat dengan perubahan lingkungannya.

Struktur Organisasi

Jenis informasi yang ada dalam organisasi bisnis dan sifat-sifat masalah yang berhubungan dengan sistem seringkali mencerminkan jenis struktur organisasi. Didalam perusahaan kecil banyak ditemukan sistem yang dirancang dengan buruk dan dikembangkan dengan terburu-buru sehingga melebihi kegunaannya. Sementara diperusahaan besar dengan banyaknya divisi yang beroperasi diratusan wilayah, setiap cabang lokal atau divisi memiliki serangkaian informasinya masing-masing.

3.2 Bagaimana Dampak Sistem Informasi Bagi Organisasi dan Perusahaan Bisnis

Dampak Ekonomi

Sistem informasi dipandang sebagai faktor produksi yang menggantikan modal dan tenaga kerja tradisonal. Ketika biaya teknologi meenurun, ia akan menggantikan kerja manusia dan juga menggantikan beberapa bentuk modal. Teknologi informasi juga memengaruhi biaya dan kualitas informasi serta mengubah nilai ekonomis suatu informasi. Teknologi informasi membantu perusahaan dalam mendapatkan kontrak dengan nilai yang pantas, karena teknologi informasi dapat menekan biaya transaksi dan menekan biaya partisipasi pasar. Hal ini menjadikan kontrak dengan pemasok eksternal lebih menguntungkan dari pada sumber daya internal. Oleh karena itu perusahaan dapat melakukan perampingan guna meningkatkan daya saing dalam pangsa pasar, karena biaya alih daya tenaga kerja lebih murah ketimbang harus merekrut karyawan sendiri.

Dampak bagi Struktur dan Perilaku Organisasi

IT meratakan

Teknologi informasi memfasilitasi pemerataan hirearki dalam suatu perusahaan dengan memperluas distribusi informasi guna memberdayakan karyawan di level bawah dan meningkatkan efisiensi manajemen. TI mendorong hak pengambilan keputusan yang diberikan kepada level yang lebih bawah karena dilevel bawah menerima informasi yang mereka perlukan tanpa pengawasan. Para manajer menerima informasi yang lebih akurat dan tepat waktu, sehingga mereka lebih cepat dalam pengambilan keputusan. Oleh sebab itu jumlah manajer yang diperlukan lebih sedikit, biaya manajemen menurun, persentase pendapatan dan struktur organisasi lebih efisien.

Organisasi Pascaindustri

Teknologi informasi mungkin dapat mendorong organisasi menggunakan pemberdayaan jaringan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya, dimana sekelompok profesional berkumpul baik secara tatap muka maupun elektronik dalam jangka waktu yang singkat untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu setelah pekerjaan selesai maka mereka akan bergabung dengan kelompok yang lainnya.

Memahami Penolakan Organisasi terhadap Perubahan

Sistem informasi berpotensi mengubah struktur organisasi, budaya, proses bisnis dan stretegi yang sering kali mendapat banyak penolakan. Ada 4 faktor penolkan yaitu sifat dari teknologi, struktur organisasi, budaya orang-orang didalam organisasi dan pekerjaan-pekerjaan yang terkena dampak inovasi. Karena penolakan dari organisasi begitu kuat, banyak investasi dibidang teknologi informasi menjadi sia-sia dan tidak meningkatkan produktivitas.

Internet dan Teknologi

Internet meningkatkan kemampuam akses, kapasitas penyimpana, distribusi informasi, dan pengetahuan bagi organisasi. Internet secar dramatis menekan biaya transaksi dan agen biaya yang dihadapi oleh banyak organisasi. Oerganisasi secara cepat menata ulang proses-proses bisnis utamanya berdasarkan teknologi internet dan menjadikan teknologi ini menjadi komponen penting dari infrastrutur teknologi informasinya.

Implikasi dari Perencanaan dan Pemahaman tentang Sistem Informasi

·     Lingkungan organisasi tersebut harus berfungsi

·     Struktur organisasi: hierarki, spesialisasi, rutinitas dan proses bisnis

·        Budaya dan politik organisasi

·        Bentuk organisasi dan gaya kepemimpinan

·        Kepentingan-kepentingan kelompok utama yang terpengaruh oleh kehadiran sistem serta sikap pekerja yang akan menggunakan sistem tersebut

·        Jenis pekerjaan, kepututsan, dan proses bisnis yang akan didukung oleh sistem informasi tersebut

3.3 Menggunakan Sistem Informasi untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif

Perusahaan yang memiliki kinerja baik dianggap memiliki keunggulan kompetitif. Selain memiliki akses ke sumber-sumber daya khusus yang tidak dimiliki pesaing, mereka juga menggunakan sumber daya yang tersedia secara lebih efisien.

Model daya kompetitif michael porter

Dalam model daya kompetitif, posisi strategis dan strategi ditentukan tidak hanya oelh persaingan dengan pesaing langsung tradisionalnya, tetapi juga oleh empat kekuatan dalam lingkungan yaitu pemain baru dipasar, produk pengganti, konsumen, dan pemasok.

Strategi sistem informasi terkait daya kompetitif

Biaya kepemimpinan/manajemen rendah

Gunakan sistem inforamsi untuk mencapai harga dan biaya operasional yang serendah-rendahnya.

Diferensiasi produk

Gunakan sistem informasi untuk menciptakan produk atau layanan baru atau mengubah secara signifikan keyakinan konsumen dalam menggunakan barang atau jasa yang dimiliki sekarang

Fokus pada Ceruk Pasar

Gunkan sistem informasi untuk memfokuskan perusahaan pada pangsa pasar yang spesifik, layani pangsa pasar yang sempit dengan lebih baik dari pada pesaing.

Memperkuat keakraban dengan pelanggan dan pemasok

Gunakan sistem informasi untuk memperkuat hubungan dengan pemasok serta kembangkan keakraban dengan pelanggan.

Dampak internet bagi keunggulan kompetitif

Produk pengganti atau jasa. Memungkinkan produk baru untuk muncul dengan pendekatan baru untuk bertemu dan memenuhi kebutuhan serta melakukan fungsi-fungsi

Kekuatan tawar meneawar pelanggan. Ketersediaan harga dan informasi produk secara global menggeser daya tawar kepada pelanggan

Kekuatan tawar menawra pemasok. Meningkatkan kekuatan tawar atas pemasok, berkurangnya hambatan untuk masuk pasar bagi pemasok

Ancaman pendatang baru. Berkurangnya hambatan masuk

Posisi dan persaingan antara pesaing yang ada. Memperluass pasar geografis, meningkatkan jumlah pesaing dan mengurangi perbedaan antara pesaing.

3.4 Menggunakan Sistem Informasi untuk Mencapai Keunggulan

Menopang keunggulan kompetitif

Keunggulan kompetitif yang diberikam sistem informasi tidak perlu berlangsung lama untuk menjamin keuntungan jangka panjang. Pasar, ekpetasi pelanggan, perubahan teknologi, dan globalisasi telah membuat perubhan semakin cepat dan tidak dapt diprediksi.

Daftar Pustaka : 

JKennet, Jane Laudon. 2015. Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta Selatan. Salemba Empat.