OPERATIONS MANAGEMENT

Chapter 3 PROJECT MANAGEMENT

Pentingnya Manajemen Proyek

      Menjadwalkan proyek dapat menjadi tantangan yang sulit bagi manajer operasi. Taruhannya dalam manajemen proyek tinggi. Pembengkakan biaya dan penundaan yang tidak perlu terjadi karena penjadwalan yang buruk dan kontrol yang buruk.
      
      Proyek yang membutuhkan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun untuk menyelesaikannya biasanya dikembangkan di luar sistem produksi normal. Organisasi proyek di dalam perusahaan dapat dibentuk untuk menangani pekerjaan seperti itu dan seringkali dibubarkan ketika proyek selesai. Pada kesempatan lain, manajer menemukan proyek hanya bagian dari pekerjaan mereka. Manajemen proyek melibatkan tiga fase :
   1. Perencanaan: Fase ini mencakup penetapan tujuan, mendefinisikan proyek, dan organisasi tim.
   2. Penjadwalan: Fase ini menghubungkan orang, uang, dan persediaan dengan kegiatan dan hubungan tertentu kegiatan satu sama lain.
   3. Mengontrol: Di sini perusahaan memantau sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Ini juga merevisi atau mengubah rencana dan menggeser sumber daya untuk memenuhi tuntutan waktu dan biaya.

Perencanaan proyek

      Proyek dapat didefinisikan sebagai serangkaian tugas terkait yang diarahkan ke output utama. Di beberapa perusahaan, organisasi proyek dikembangkan untuk memastikan program yang ada terus berjalan dengan lancar setiap hari sementara proyek-proyek baru berhasil diselesaikan.

     Untuk perusahaan dengan banyak proyek besar, seperti perusahaan konstruksi, organisasi proyek adalah cara yang efektif untuk menugaskan orang dan sumber daya fisik yang dibutuhkan. Ini adalah struktur organisasi sementara yang dirancang untuk mencapai hasil dengan menggunakan spesialis dari seluruh perusahaan.
Organisasi proyek mungkin paling membantu ketika:
   1. Tugas kerja dapat didefinisikan dengan tujuan dan tenggat waktu tertentu.
   2. Pekerjaan itu unik atau agak asing bagi organisasi yang ada.
   3. Pekerjaan itu berisi tugas-tugas kompleks yang saling terkait yang membutuhkan keterampilan khusus.
   4. Proyek ini bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi.
   5. Proyek memotong melintasi garis organisasi.

Masalah Etis yang Dihadapi dalam Manajemen Proyek 

     Manajer proyek tidak hanya memiliki visibilitas tinggi tetapi mereka juga menghadapi keputusan etis setiap hari. Bagaimana mereka bertindak menetapkan kode etik untuk proyek tersebut. Manajer proyek sering berurusan dengan (1) penawaran hadiah dari kontraktor, (2) tekanan untuk mengubah laporan status untuk menutupi kenyataan keterlambatan, (3) laporan palsu untuk biaya waktu dan biaya, dan (4) tekanan untuk mengkompromikan kualitas ke memenuhi bonus atau menghindari hukuman terkait jadwal.

     Menggunakan kode etik Project Management Institute adalah salah satu cara untuk mencoba menetapkan standar. Kode-kode ini perlu disertai dengan kepemimpinan yang baik dan budaya organisasi yang kuat, dengan standar dan nilai-nilai etika yang sudah tertanam.

Struktur rincian kerja

     Tim manajemen proyek memulai tugasnya dengan baik sebelum pelaksanaan proyek sehingga rencana dapat dikembangkan. Salah satu langkah pertamanya adalah dengan hati-hati menetapkan tujuan proyek, kemudian memecah proyek menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola. Work breakdown structure (WBS) ini mendefinisikan proyek dengan membaginya menjadi subkomponen utama (atau tugas), yang kemudian dibagi lagi menjadi komponen yang lebih rinci, dan akhirnya menjadi serangkaian kegiatan dan biaya terkait. Pembagian proyek menjadi tugas yang lebih kecil dan lebih kecil bisa sulit, tetapi sangat penting untuk mengelola proyek dan untuk menjadwalkan keberhasilan.
Struktur rincian kerja biasanya berkurang ukurannya dari atas ke bawah dan diberi indentasi seperti ini:
Level
   1. Proyek
   2. Tugas utama dalam proyek
   3. Subtugas dalam tugas utama
   4. Kegiatan (atau "paket kerja") harus diselesaikan

Penjadwalan Proyek

     Pada tahap ini, manajer memutuskan berapa lama setiap kegiatan akan memakan waktu dan menghitung sumber daya yang dibutuhkan pada setiap tahap produksi. Salah satu pendekatan penjadwalan proyek yang populer adalah grafik Gantt. Gantt chart adalah cara murah untuk membantu manajer memastikan bahwa (1) kegiatan direncanakan, (2) urutan kinerja didokumentasikan, (3) perkiraan waktu aktivitas dicatat, dan (4) keseluruhan waktu proyek dikembangkan.

     Pada proyek yang kompleks, penjadwalan yang hampir selalu terkomputerisasi, PERT dan CPM dengan demikian memiliki keunggulan atas grafik Gantt yang lebih sederhana. Bahkan pada proyek-proyek besar, grafik Gantt dapat digunakan sebagai ringkasan status proyek dan dapat melengkapi pendekatan jaringan lainnya.
Untuk meringkas, apa pun pendekatan yang diambil oleh manajer proyek, penjadwalan proyek berfungsi. Beberapa tujuan:
   1. Ini menunjukkan hubungan setiap kegiatan dengan orang lain dan dengan seluruh proyek.
   2. Ini mengidentifikasi hubungan diutamakan di antara kegiatan.
   3. Ini mendorong pengaturan perkiraan waktu dan biaya yang realistis untuk setiap kegiatan.
   4. Ini membantu memanfaatkan orang, uang, dan sumber daya material dengan lebih baik dengan mengidentifikasi hambatan kritis dalam proyek.

     Proyek yang didefinisikan dengan baik diasumsikan memiliki perubahan yang cukup kecil untuk dikelola tanpa secara substansial merevisi rencana. Mereka menggunakan apa yang disebut pendekatan air terjun, di mana proyek berlangsung dengan lancar, secara bertahap, melalui setiap fase hingga selesai.
     Tetapi banyak proyek, seperti pengembangan perangkat lunak (mis., Game 3-D) dan teknologi baru (mis., Pendaratan land rover Mars) tidak jelas. Proyek-proyek ini membutuhkan apa yang dikenal sebagai gaya manajemen yang gesit dengan kolaborasi dan umpan balik yang konstan untuk menyesuaikan dengan banyak yang tidak diketahui dari teknologi yang berkembang dan spesifikasi proyek.

Teknik Manajemen Proyek: PERT dan CPM

     Evaluasi program dan teknik ulasan (PERT) : Teknik manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk setiap aktivitas.
Metode jalur kritis (CPM) : Teknik manajemen proyek yang hanya menggunakan satu kali faktor peraktivitas.
Kerangka PERT dan CPM
PERT dan CPM keduanya mengikuti enam langkah dasar:
   1. Tentukan proyek dan siapkan struktur rincian pekerjaan.
   2. Mengembangkan hubungan antar kegiatan. Putuskan kegiatan mana yang harus didahului dan mana yang harus diikuti orang lain.
   3. Gambar jaringan yang menghubungkan semua kegiatan.
   4. Tetapkan perkiraan waktu dan / atau biaya untuk setiap kegiatan.
   5. Hitung jalur waktu terlama melalui jaringan. Ini disebut jalur kritis.
   6. Gunakan jaringan untuk membantu merencanakan, menjadwalkan, memantau, dan mengendalikan proyek kegiatan nonkritis dan perencanaan ulang, penjadwalan ulang, dan realokasi sumber daya tenaga kerja dan keuangan.

     Perbedaan utama adalah bahwa PERT mempekerjakan tiga perkiraan waktu untuk setiap kegiatan. Estimasi waktu ini digunakan untuk menghitung nilai yang diharapkan dan standar deviasi untuk aktivitas. CPM membuat asumsi bahwa waktu aktivitas diketahui dengan pasti dan karenanya hanya membutuhkan satu faktor waktu untuk setiap kegiatan.
PERT dan CPM penting karena dapat membantu menjawab pertanyaan seperti berikut tentang proyek dengan ribuan kegiatan:
   1. Kapan seluruh proyek akan selesai?
   2. Apa kegiatan atau tugas penting dalam proyek — yaitu, kegiatan mana yang akan menunda seluruh proyek jika terlambat?
   3. Kegiatan nonkritis mana yang bisa berjalan terlambat tanpa menunda penyelesaian seluruh proyek?
   4. Berapa probabilitas bahwa proyek akan selesai pada tanggal tertentu?
   5. Pada tanggal tertentu, apakah proyek sesuai jadwal, terlambat, atau lebih cepat dari jadwal?
   6. Pada tanggal tertentu, apakah uang yang dihabiskan sama dengan, kurang dari, atau lebih besar dari jumlah yang dianggarkan?
   7. Apakah ada sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek tepat waktu?
   8. Jika proyek akan selesai dalam waktu yang lebih singkat, apa cara terbaik untuk mencapai tujuan ini dengan biaya yang paling murah?

Diagram dan Pendekatan Jaringan

     Langkah pertama dalam jaringan PERT atau CPM adalah membagi seluruh proyek menjadi kegiatan yang signifikan sesuai dengan struktur rincian pekerjaan. Ada dua pendekatan untuk menggambar jaringan proyek: activity on node (AON) dan activity on arrow (AOA). Meskipun AON dan AOA populer dalam praktiknya, banyak paket perangkat lunak manajemen proyek, termasuk Microsoft Project, menggunakan jaringan AON.

Menentukan jadwal pekerjaan 

     Kita perlu mengidentifikasi kapan waktu memulai dan mengakhiri pekerjaan yang telah direncanakan. Untuk menentukan berapa lama pekerjaan aka dikerjakan, kita perlu melakukan analisa jalur kritis. Untuk mengetahui jalur kritis kita dapat menghitung dua waktu awal dan dua waktu akhir dari setiap pekerjaan, yaitu :
Yang pertama dimulai (ES) = waktu paling awal untuk memulai pekerjaan
Yang pertama selesai (EF) = waktu pada saat pekerjaan pertama selesai
Yang baru dimulai (LS) = waktu untuk memulai pekerjaan baru
Yang terakhir selesai (LF) = waktu untuk menyelesaikan pekerjaan agar tidak delay dan selesai tepat waktu
ES dan EF dijadwalkan selama forwaed pass dan LS dan LF dijadwalkan selama backward pass.

Varibilitas waktu dalam aktivitas 

     Dalam penjadwalan waktu pekerjaan tidak ada waktu variasi, namu kenyataannya variasi waktu sering terjadi tergantung dengan faktornya. Ada tiga perkiraan waktu dalam PERT yaitu :
   a. Waktu optimis yaitu waktu yang akan diambil jika semua kegiatan dapat berjalan dengan lancar
   b. Waktu pesimis yaitu waktu yang diambil ketika kegiatan tidak menguntungkan
   c. Kemungkinan besar waktu yaitu waktu yang paling realistis untuk menyelesaikan pekerjaan

Pengorbanan biaya waktu dan pekerjaan yang hancur

Dalam pengelolaan pekerjaan tidak jarang seorang manajer dihadapkan pada situasi :
   1. Proyek yang berda dibelakan jadwal
   2. Waktu penyelesaian proyek yang sudah berlalu
    Dalam kondisi seperti ini kita semua akan mempercepat proses pengerjaan agar sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Cara termudah untuk mempercepat proses pengerjaan pekerjaan yaitu dengn crash proyek. Crash proyek yaitu memperpendek waktu aktivitas dalam jaringan untuk mengurangi waktu kritis agar pengerjaan proyek lebih cepat. Kita dapat mempersingkat waktu dengan cara menambah sumber daya (tenaga kerja, peralatan). Hal ini akan membuat biaya dari crash proyek lebih tinggi dari pada biaya waktu normal.

Kritik terhadap PERT dan CPM

Dalam kritik terhadap PERT manajer harus sadar keuntungan berituk :
   1. Sangat bergunna saat penjdwalan dan pengendalian proyek
   2. Konsep sederhana dan tidak rumit secara matematis
   3. Jaringan grafis membantu menyoroti hubungan antar kegiatan proyek
   4. Analisa jalur kritis dan waktu sepi membantu menunjukan aktivitas yang perlu dilakukan secara cermat
   5. Dokumentasi dan grafik proyek menunjukan saipa yang bertanggung jawab terhadap proyek
   6. Berlaku untuk berbagai proyek
   7. Berguna dalam memanta tidak hanya waktu tapi juga harga
Keterbatasan :
  1. Kegiatan proyek harus didefeniskan secar jelas, independen dan stabil
  2. Hubungan yang harus didahulukan ditentukan bersama
  3. Perkiraan waktu cenderung subyektif dan dapat dipalsukan
  4. Ada bahaya yang melekat menempatkan terlalu banyak penekanan

Daftar Pustaka

Heizer, Render, Munson.2017. Operations Management Substainably and Supply Chain Management.e-Book